基建工程档案资料管理规定

作者:发布时间:2014-04-07浏览次数:326

一、基本原则

1.确保档案资料完整、准确、系统、安全和有效利用。
2.建立档案工作与工程启动同步进行;工程建设过程中,档案资料的积累、整编、审定工作同步进行;工程竣工验收时向基建处档案室提交一整套合格的竣工资料。
    3.各参建单位的材料由甲方代表负责催交。
二、归档范围和内容
    1.对当前与长远具有参考价值和凭证作用的基建管理和项目建设中形成的文件材料。
2.归档的文件材料必须反映工程项目建设的全过程,保证完整、准确、系统。
3.归档范围包括项目批准文件、可行性研究、勘探文件、设计文件、跟踪审计文件、工程管理文件、各类招投标文件、监理文件、施工文件、竣工文件等工程建设全套资料。
三、资料搜集与整理
    1.实施过程中,监理单位、审计单位、施工单位负责搜集各自工作范围内的档案材料,所搜集的材料要完整、准确、系统。
2.文件资料提交前,各参建单位认真检查文件材料的编号是否统一,与它所反应的对象是否一致,能否揭示其性质与特征。
3.监理、审计、施工等参建单位提交的文件材料格式要统一,字迹工整、图像清晰。
4.工程项目结束后,各参建单位管理材料工作的负责人应做好文件材料的整理组卷工作。对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理,一项一卷或若干卷。每卷约250页左右,管理性文件材料排在整个项目首卷,其余材料按文件性质分别组成案卷。
5.文字材料的排列:正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复前,请示在后。
6.拆除卷内金属物,对破损的材料进行修补。
7.编写页码采用铅笔,页码一律写在每页的右上角,从封面编起,如:001、002、……,各卷分别编页。
四、借阅
1.本单位工作人员因工作需要借阅资料,可向档案室借阅,同时办理借阅手续。
2.其他单位或个人需借(查)阅资料时,须经基建处有关人员同意,方可借(查)阅,同时办理借阅手续。
3.借阅资料时间一般不超过七天,如需延长,在借阅时明确提出,并约定借阅时间,按约定时间归还资料。
4.借阅人员应对资料安全保密负完全责任,不得在资料上做任何记录与标记、不得涂改、不得折叠。
五、基建处档案室档案管理规范
1.接受学校档案馆的业务指导和督促检查,按规定时间向学校档案馆归档。
2.做好本部门文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作保证归档文件材料的完整、齐全、系统。
3.做好各参建单位所交文件材料的归档工作。
4.归档案卷做到组卷合理,编写页码准确,案卷目录填写清楚,案卷标题简明扼要。
5.做好借阅登记手续,并及时催还所借资料。
 
 
 
   基本建设处   
                                                二○一三年十月